Projekte einfacher steuern mit dem PDCA-Zyklus (Teil 1)

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein Vorhaben, welches folgende Bedingungen erfüllt:

• Es muss etwas Neuartiges oder Einzigartiges betreffen (muss also von Routineaufgaben abgrenzbar sein).
• Es hat ein klares Ziel, welches vor Arbeitsbeginn feststeht.
• Die Ressourcen sind begrenzt, das Budget ist definiert.
• Der zeitliche Rahmen steht fest, also Anfang und Ende sind definiert.
• Es hat eine gewisse Komplexität und ggf. auch Dynamik.
• Die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sind geregelt
• und es ist in der Regel ein interdisziplinäres Vorhaben.

Beteiligte Parteien

Des Weiteren kann zwischen internen und externen Projekten unterschieden werden: also solchen, die nur die Organisation selbst betreffen oder jenen, bei denen auch externe Auftragnehmer involviert sind.

Warum Projekte überhaupt gemanagt werden müssen

Ein gutes Projektmanagement sorgt dafür, dass Ihre Vorhaben zielgerichtet und effizient mit optimalem Einsatz von Ressourcen umgesetzt werden. Es hilft zudem, Risiken zu minimieren und gute Ergebnisse zu erzeugen. Weitere Aspekte sind:

• bessere Planung und Organisation und damit Vermeidung von Chaos
• Kostenkontrolle und Minimierung unnötiger Kosten
• bessere Kommunikation und Zusammenarbeit durch klare Regelungen
• Termintreue durch effektives Zeitmanagement
• zufriedenere Stakeholder durch Transparenz und Einbindung

Zudem bietet ein gutes Projektmanagement einen Rahmen für Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die in heutigen Projekten doch häufiger vonnöten sind.

Einfacher mit PDCA

Häufig wird mir in den Unternehmen berichtet, dass Mitarbeiter sich mit den Phasen des Projektmanagements schwertun. Daher ist es für uns Qualitäter eigentlich naheliegend, die doch recht logischen Phasen des PDCA-Zyklus zu nutzen. Sehen wir uns daher nachfolgend an, welche Projekt­aufgaben in den einzelnen Phasen auf dem Plan stehen.

Die Phasen eines Projekts

Üblicherweise verläuft ein Projekt in fünf Phasen, wie Sie in Abbildung 1 zu sehen ist. Ebenso können Sie erkennen, wie die Projektphasen den Phasen des PDCA-Zyklus von Deming zugeordnet sind. Die zusätzliche, rot markierte Phase der Nachhaltigkeitssicherung sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Initiierung eines Projekts und Deming

Betrachten wir zunächst einmal die Initiierung, also die Phase, in der wir uns überlegen, ob ein Projekt überhaupt gestartet werden soll. Diese Phase gehört zu „Plan“ in Demmings PDCA-Zyklus.

Aufgaben in der Initiierungsphase

Die Initiierungsphase eines Projekts ist die erste Phase, in der die Grundlagen für das Projekt festgelegt werden. So gehören hierzu z. B. nach DIN 69900ff., einer Normenreihe, die sich mit Projektmanagement befasst, folgende wichtige Schritte:

Projektidee und Ziele festlegen

• Klären Sie, warum dieses Projekt gestartet und was erreicht werden soll.
• Definieren Sie die groben Inhalte und Rahmenbedingungen.

Machbarkeit prüfen

• Überlegen Sie, ob das Projekt überhaupt durchführbar ist (z. B. technisch, finanziell, personell).
• Wägen Sie wesentliche Risiken und Chancen ab.

Projektorganisation aufbauen

• Klären Sie die Zuständigkeiten: Wer ist der Projektleiter? Wer sind die wichtigsten Beteiligten?
• Legen Sie die Kommunikationswege fest.

Ressourcen abschätzen

• Ermitteln Sie, welche Mittel (Geld, Personal, Zeit) gebraucht werden.
• Erstellen Sie eine erste grobe Planung der Termine und Meilensteine.

Projektantrag und Entscheidung

• Fassen Sie alle wichtigen Informationen in einem Projektantrag zusammen.

Zum Schluss muss die Entscheidung getroffen werden, ob das Projekt wirklich gestartet werden soll. In dieser Phase wird das Projekt vorbereitet und auf eine solide Basis gestellt, bevor die eigentliche Planung und Umsetzung beginnt.

Planung des Projekts

Diese Phase gehört, wie es der Name schon vermuten lässt, ebenfalls zur Phase Plan des PDCA-Zyklus. An dieser Stelle wird das Projekt im Detail geplant, damit die Umsetzung später möglichst reibungslos läuft. Nach DIN 69900 gehören hierzu folgende Schritte:

Ziele konkretisieren

• Erstellen Sie eine detaillierte Beschreibung der Projektziele.
• Klären Sie Anforderungen und Erwartungen der Beteiligten (Stakeholder).

Projektstrukturplan erstellen

• Zerlegen Sie das Projekt in kleinere, überschaubare Arbeitspakete.
• Legen Sie dabei fest, welche Aufgaben voneinander abhängen.

Ablauf- und Terminplanung

• Legen Sie fest, wann welche Aufgaben erledigt werden müssen.
• Bei größeren Projekten: Erstellen Sie einen Zeitplan mit Meilensteinen.

Ressourcen- und Kapazitätsplanung

• Weisen Sie jeder Aufgabe Personal, Material und Budget zu.
• Stellen Sie sicher, dass genügend Ressourcen verfügbar sind.

Kosten- und Budgetplanung

• Ermitteln Sie die voraussichtlichen Kosten.
• Stellen Sie sicher, dass das Budget ausreicht.

Risikomanagement

• Identifizieren Sie mögliche Risiken und Probleme.
• Entwickeln Sie Maßnahmen zur Risikominimierung.

Kommunikations- und Dokumentationsplanung

• Legen Sie fest, wer wann welche Informationen erhält.
• Planen Sie Meetings, Berichtswesen und die Dokumentation.

Am Ende der Planungsphase steht ein detaillierter Projektplan, der als zunächst verbindlicher Leitfaden für die Umsetzung dient.

Doppelte Risikobewertung?

Dem aufmerksamen Leser mag aufgefallen sein, dass sowohl in der Initialisierungs- als auch in der Planungsphase die Risikobewertung enthalten ist. Gehen wir daher auf diesen Punkt noch einmal näher ein.

• Risiken in der Initialisierungsphase: Hier wird im Rahmen der Machbarkeitsprüfung nach groben Risiken geschaut, die das gesamte Projekt gefährden können, also eher Risiken aus dem strategischen Bereich, wie z. B. rechtliche Rahmenbedingungen, technische Machbarkeit, Ressourcenverfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Die Einschätzung erfolgt häufig aus dem subjektiven Empfinden von Führungspersonen. Die Frage, die wir uns hier stellen: Soll das Projekt überhaupt gestartet werden?
• Risiken in der Planungsphase: Hier erfolgt eine systematische Analyse aller möglichen Risiken auch im Detailbereich. Als Methoden kann hier z. B. mit FMEAs, SWOT-Analysen, der Delphi-Methode oder auch einer Risikomatrix gearbeitet werden. Eine Bewertung erfolgt in der Regel nach Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos sowie den potenziellen Auswirkungen auf das Projekt. Es werden daher die operativen Risiken ermittelt und Maßnahmen zur Risikominimierung entwickelt. Damit sollen letztlich Risiken in der Umsetzungsphase weitgehend vermieden werden.

Fazit

Wenn Sie Ihr Projektmanagement an den PDCA-Zyklus anlehnen, gehören zur ersten Phase die Festlegung des Sollzustands, die Ermittlung des Istzustands sowie die Festlegung von Maßnahmen (Aufgaben), die zur Erreichung des Sollzustands erforderlich sind. Es empfiehlt sich, hierzu einen Standardprozess aufzubauen, bei dem an den einzelnen Prozessschritten die zu nutzenden Tools angehängt werden. Dieser Prozess sollte möglichst einfach dargestellt werden und dient dann als Vorlage für die Durchführung von (QM-) Projekten.