Out of the box: Turtle lässt sich auch anders sinnvoll nutzen

Anlass dieser Vorgehensweise

Gerade in kaufmännischen Bereichen oder bei einer Dienstleistung bekommen wir immer wieder Dinge auf den Tisch gelegt, die nicht direkt und ohne Vorbereitung bearbeitet werden können. So sind Verschwendungen wie Wartezeiten und eine Überbearbeitung an der Tagesordnung. Statt eines „Produktionsflows“ folgt auf viel Input eine spontane Brandlöschaktion. Aber wie können wir das ändern? Planen wir doch unsere Ergebnisse besser!

Das Ende ist der Start

Also beginnen wir beim Output, indem wir uns die Frage stellen, wie soll das Ergebnis aussehen, oder besser noch, was erwartet unser Kunde von diesem Prozessergebnis. Dabei zählt natürlich auch der interne Kunde, der mit unserem Output schließlich weiterarbeiten soll. Stellen Sie sich also die folgenden Fragen:

• Was brauchst du, um optimal damit arbeiten zu können?
• Wann brauchst du das Prozessergebnis?
• An welchem Ort brauchst du das Prozessergebnis?
• In welcher Form brauchst du das Ergebnis?

Mit Hilfe dieser Fragestellungen wird das ideale Prozessergebnis definiert.

Wer sitzt im Team?

Für ein optimales Ergebnis sollten sich hier kleine Teams aus Mitarbeitern der betroffenen Bereiche zusammensetzen, jedoch ohne ihre Führungskraft. Hier geht es schließlich darum, den täglichen „Flow“ zu optimieren und da sind die Sachbearbeiter die Spezialisten.

Ergebnis prüfen

Als nächstes überlegen Sie sich, wie Sie feststellen können, ob das Ergebnis tatsächlich zu 100 % den Anforderungen entspricht. Wie kann dies geprüft werden und welche Hilfsmittel, wie zum Beispiel eine Checkliste oder eine App, können diese Überprüfung unterstützen, standardisieren und damit vereinfachen?

So haben wir auch schon einen Teil der Frage nach dem „Wie“ er­ledigt. Also wie sichern oder unterstützen wir den Prozess? Die oben genannte Checkliste wäre in diesem Fall ein Hilfsmittel zur vollständigen Berücksichtigung aller Prüfschritte. Weitere Methoden, mit denen die Prozessausführung abge­sichert werden kann, müssen natürlich noch beachtet werden.

Prozessschritte definieren

Als nächstes definieren Sie, welche Prozessschritte für das gewünschte Ergebnis ausgeführt werden müssen. Auf diese Weise wird der Sollprozess aufgebaut, der sicherlich an der ein oder anderen Stelle vom aktuellen Standard abweicht.

Personen und Qualifikationen

Im Anschluss daran stellen Sie sich die Frage, welche Personen mit welchen Qualifikationen im Idealfall diese Aufgaben ausführen. In einigen Fällen wird es hier sicherlich zu Abweichungen zur aktuellen Stellenbesetzung führen. Finden Sie hier gemeinsam mit den Mitarbeitern, HR und dem Vorgesetzten eine verträgliche Lösung. Als letztes überlegen Sie sich, welche Ausstattung Sie benötigen, um die geplanten Arbeiten auszuführen. Der Input, den Sie als Ausgangslage benötigen, wird wiederum vom Vorgängerprozess nach dem hier dargestellten Schema ermittelt.

Stefanie Gertz