Regel 2: Kritik sachlich äußern

Insbesondere wenn es darum geht, Kritik zu äußern, sollten Sie Ihr Feedback immer auf einen konkreten Anlass beziehen. Dies kann eine Situation, ein Ereignis, ein Ergebnis, z. B. eine gute Leistung oder das Verhalten eines Mitarbeiters sein. Bewerten Sie nur den Sachverhalt mithilfe von Daten, Fakten und Beobachtungen und nicht die Person.

Kommunizieren Sie klar, was Sie erwarten und verzichten Sie auf Verallgemeinerungen und vage Aussagen, da diese oftmals zu Missverständnissen führen. Bleiben Sie auch im Ton sachlich. Beschreiben Sie den Anlass für das Feedback möglichst konkret, denn dadurch bekommt der Feed­backempfänger Anhaltspunkte, was er ändern soll.

Verzichten Sie auf Schuldzuweisungen und auf Vorwürfe, denn dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihr Feedback beim Feedbackempfänger auf Verständnis und Akzeptanz stößt.

Regel 3: Regelmäßig Feedback geben

Wenn Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern verbessern und Verhaltensänderungen herbeiführen wollen, sollten Sie Feedback nicht nur einmalig, sondern regelmäßig geben. Dabei ist zwischen einem Kurzfeedback, das Sie jederzeit während des Arbeitsalltags anwenden können, und einem ausführlichen Feedbackgespräch zu unterscheiden. Letzteres können Sie in größeren Abständen, z. B. quartalsweise oder halbjährlich führen, um das Verhalten eines Mitarbeiters über einen längeren Zeitraum zu reflektieren.

Achten Sie darauf, dass Sie sich auch für ein Kurzfeedback ausreichend Zeit nehmen. Je häufiger Sie Ihren Mitarbeitern Feedback geben, desto eher wird es Ihnen gelingen, eine Feedbackkultur in Ihrem gesamten Unternehmen zu
etablieren und Ihre Mitarbeiter werden Feedback als etwas Normales in ihrem Arbeitsalltag empfinden.

Regel 4: Den richtigen Zeitpunkt wählen

Bedenken Sie, dass Ihr Feedback nicht unmittelbar, jedoch zeitnah zu einem Anlass erfolgen sollte, sodass sich der Feedbackempfänger noch daran erinnern kann. Vermeiden sollten Sie Feedbacks in Zeiten, in denen Ihre Mitarbeiter arbeitsmäßig stark belastet oder gestresst und daher nicht aufnahmefähig für ein Feedback sind.

Es wirkt dann eher kontraproduktiv. Ungünstig ist auch, wenn Sie Feedbackgespräche direkt vor einem Wochenende oder dem Urlaub des Feedbackempfängers anberaumen.

Regel 5: Zukunft in den Blick nehmen

Gerade bei kritischem Feedback ist ein konstruktives Vorgehen unerlässlich. Daher sollten Sie nicht nur die Vergangenheit reflektieren, sondern Ihrem Feedbacknehmer Wege und Lösungen aufzeigen, wie sich die Situation zukünftig verbessern lässt.

Erklären Sie konkret, was der Feedbacknehmer an seinem Verhalten in Zukunft ändern soll. Bieten Sie ihm Unterstützung an und fragen Sie, wie Sie ihm helfen können. Schlagen Sie ihm ggf. ein Training oder Coaching vor.

Regel 6: Feedbackgespräch strukturieren

Der Erfolg Ihres Feedbacks häng auch davon ab, ob Sie in Ihren Feedbackgesprächen systematisch und strukturiert vorgehen. Beginnen Sie positiv, also mit Lob und Anerkennung und gehen Sie danach zu kritischen Punkten über.

Bedenken Sie, dass das, was Sie am Ende eines Gesprächs sagen, dem Feedbackempfänger besonders im Gedächtnis bleibt. Wenn Sie Positives an das Gesprächsende setzen, besteht die Gefahr, dass die Wirkung des Feedbacks verlorengeht.

Wichtig ist auch, dass Sie Ihr Feedback gut vorbereiten. Orientieren Sie Ihre Feedbackgespräche an den fünf Schritten, die in Tabelle 1 gezeigt werden.

Regel 7: Selbst offen für Feedback sein

Feedback geben ist keine Einbahnstraße. Daher sollten auch Sie offen für Rückmeldungen sein, sei es von Ihren Mitarbeitern oder von Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern. Denken Sie daran, dass Feedback Hinweise auf Verfahren oder Prozesse geben kann, die in Ihrem Unternehmen nicht optimal laufen.

Regel 8: Fehler, die Sie vermeiden können und sollten

Auch als erfahrener Feedbackgeber sollten Sie bestimmte Fehler beim Feedback vermeiden. Dazu gehört, dass Sie kein Feedback geben, sei es aus Zeitmangel, Bequemlichkeit oder fehlender Sympathie.

Oftmals ist auch zu beobachten, dass Feedbackgeber nicht richtig zuhören, wodurch es dann zu Missverständnissen kommen kann. Außerdem sollten Sie nicht zu schnelle Verhaltensänderungen bei Ihren Mitarbeitern erwarten, da es normal ist, dass Menschen in alte Verhaltensmuster zurückfallen, bevor bei ihnen entsprechende Lernprozesse einsetzen.

Diese Formulierungen sollten Sie unbedingt vermeiden, da sie als Kommunikationskiller wirken:

• „Sie wirken in letzter Zeit ziemlich unmotiviert!“
• „Das haben Sie mal wieder falsch gemacht!“
• „Sie sind in letzter Zeit immer so unzuverlässig!“
• „Was Sie da gemacht haben, war nicht gut!“
• „Sie wirken sehr unorganisiert!“